一、干部人事档案管理制度
（一）根据“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”和“管理干部档案的范围，原则上应与干部管理范围相一致”的规定，干部人事档案（下称档案）必须统一由主管该干部单位的组织、人事部门保管，对不具备保管条件的单位或档案很少的单位，应由上一级组织、人事部门代管。
（二）省管干部，由市委组织部保管其档案副本；市管干部和市委委托组织部管理的干部，由市委组织部保管其档案正本。
（三）不设组织、人事部门的市级机关各单位的科级及其以下干部的档案，暂由市委组织部代管；对具备管理条件的单位，由本单位指定专人负责保管。
（四）各市（县）、区委管理的干部，其档案由各市（县）、区委组织部集中统一管理；市（县）、区级机关、企事业单位管理的干部，人数较多，设立组织人事机构的，其档案可由部门或单位的组织、人事部门管理。
（五）民主党派和无党派爱国人士的档案，按中央统战部的规定，由各级统战部集中保管，凡进入各级领导班子的，按干部管理权限进行管理。
（六）凡履行了选（招）聘手续的聘用制干部（指工人身份），在聘用期间，其档案按干部管理权限进行管理，对解聘或聘用期满不再续聘，其档案应转至所在单位的劳动人事部门管理。若再次被聘，其档案仍按干部管理权限进行管理。
（七）管档人员本人档案和其直系亲属的档案，应由上一级组织、人事部门或所在单位分管领导保管。
（八）离退休干部的档案，仍按原在职时的干部管理权限保管。
（九）死亡干部的档案，由原保管单位保管五年后，移交同级档案馆保存。
（十）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、被开除公职以及出国不归、失踪逃亡人员，其档案按照《干部档案工作条例》规定进行保管。
（十一）干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原单位保管，刑满释放和解除劳教后，重新安排工作的，其档案由有关的组织、人事部门或人才交流中心保管。
（十二）各市（县）、区委组织部，各有关部委办局、公司直属单位党委（党组）组织人事部门，应提出本地区、本系统的干部人事档案管理意见，负责对下属基层单位干部人事档案工作进行指导督促和检查。
二、干部人事档案材料收集补充制度
（一）按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的收集范围，认真做好干部人事档案（下称档案）材料的收集与补充工作。
（二）材料的收集与补充工作，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作成绩等材料。
（三）组织、人事部门要与产生档案材料的各有关部门，建立材料收集联系制度，定期召开联系人会议，及时了解干部信息源情况，掌握材料收集的主动权。定期向有关部门收集材料，以补充干部人事档案内容。
（四）认真核对档案材料短缺情况，及时做好补缺工作，保证档案的完整与真实。
三、干部人事档案材料鉴别归档整理制度
（一）把好干部人事档案（下称档案）材料“入口关”。对收集到的档案材料，要认真鉴别，严格审核。内容不实，字迹不清，不能反映甚至歪曲干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能进入档案。平时工作中形成的有关调查、汇报提纲、谈话记录、会议记录等不得归入档案。重复材料应清出。发现伪造篡改的档案材料，要坚决清除，并要对当事人严肃查处。
（二）归档材料必须完整、齐全、真实、精练、残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案。对来源、时间和对象不明的材料应查清、补齐手续后方可归档。
（三）归档的材料手续必须完备。规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定要同本人见面的如：审查、复查结论、处分决定或组织鉴定等，应有本人的签名；干部任免呈报表、录用、聘用审批表，必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。
（四）归档材料应统一使用A4纸,材料左边应留出2-2.5厘米装订。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写的材料，均不能归入档案。
（五）对应归档的材料，要严格按照台帐制度，进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁档案材料。
（六）整理档案，要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。
（七）按照中组部《干部档案整理工作细则》和省、市委组织部有关文件规定，对档案进行定期集中整理与经常性整理。
四、干部人事档案安全保密制度
（一）各级组织、人事干部以及保管干部人事档案（下称档案）较多的基层单位都应设立专用档案库房，配备必要的库房设施，使用铁制档案柜存放档案。
（二）各级组织、人事部门应设阅档室和档案管理人员办公室，查阅档案要有监督制度，防止失泄密。
（三）档案库房和档案柜的钥匙，要明确专人专管，工作调动时，必须办理好交接手续。
（四）严禁在库房和阅档室内吸烟、存放杂物和易燃易爆物品，要保持库房清洁卫生和适宜的温湿度（温度：14-24℃，相对湿度45-65%）。
（五）下班前档案要入库，并检查门窗、电源关闭切断情况。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，每半年检查一次。
（六）档案室是机要重地，非管档人员不得入内。管档人员不准擅自向他人提供档案或泄露档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
（七）严禁用普通电话索取或提供有关档案内容。严禁任何人携带档案进入公共场所。
（八）严禁任何个人私存他人的档案材料，对私自保存、拒不交出档案的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。
五、干部人事档案查（借）阅制度
（一）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。凡要查阅市委组织部保管的干部人事档案，需有县级或相当县级以上单位出具的、具有查档单位领导签名的《查阅干部档案审批表》，并注明查阅理由和要求，指定专人查阅（限于中共党员干部）。
（二）调查证明介绍信或单位行政介绍信不得查档。对不符合查阅档案范围或规定的，管档部门有权不予提供，对因出国（境）、入学、入党需了解其亲属情况的，按有关规定提供。
（三）各级组织、人事部门的阅档室，应有专人负责监督查阅。查阅档案时不准把档案材料拿出阅档室，不准向无关人员谈论档案内容。
（四）档案一般不外借，因特殊需要，要说明理由，经主管部门领导同意后，办理借阅手续，并规定归还日期，方可借出。对所借阅的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，用完后应立即归还。对于逾期不还的档案，管档部门应该及时催要。
（五）任何人不得查（借）阅本人及其亲属的档案。
（六）查档时必须严格遵守保密制度和规定，严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换、损坏档案材料。
（七）借阅的档案未经管档人员同意，不得擅自摘抄、复制及记在笔记本上。从档案中摘抄有关内容，作为证明材料的，要仔细校对，经管档部门签署意见，加盖专用印章后方可使用。
（八）要注意保护档案的整洁，严禁在查阅档案时吸烟、喝水等，以免损坏、污染档案材料。
（九）按照《干部档案工作条例》规定，查阅档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因工作需要，需了解下属干部情况时，管档部门可酌情介绍或提供所要了解的情况。
六、干部人事档案转递制度
（一）各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部人事档案（下称档案）。
（二）转递档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
（三）转出档案数量较多的单位，应派两名中共党员递送。
（四）转递档案必须统一使用《干部档案转递通知单》，按所列项目详细登记，严密包封。
（五）索取档案必须凭加盖本单位组织、人事部门公章的《索取干部人事档案审批表》，方可办理索取手续。
（六）转出的档案必须完整齐全，并按规定经认真整理、装订成卷，不得扣留材料或分批转出。
（七）接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执退回。逾期一个月未退回执的，转出单位填写《索要干部档案通知单回执的函》进行催要，以防丢失。
（八）档案要随着干部调动及时转递。组织、人事部门要将干部职务变动、任免通知等材料及时随人移交，转至新的主管单位保管。如新单位未接收到档案，应及时向对方单位催要，防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。
七、干部人事档案检查核对统计制度
（一）坚持对所保管的干部人事档案（下称档案）进行定期的检查、核对。检查档案保护方面有何隐患，措施是否健全；检查核对借出档案是否逾期归还；检查核对档案索引与所保管的档案有无出入。
（二）坚持对转出转进的档案进行检查核对。检查材料是否齐全，历次职务变动是否及时登记在《职务变动登记表》上，整理装订的档案是否符合有关规定要求。发现问题及时与有关单位联系进行纠正，提出改进意见，确保档案质量。
（三）坚持档案工作台帐登记制度，按照索引、档案、卡片、名册“四统一”要求，做好日常工作，每年年底检查核对一次，发现问题及时解决。
（四）正确使用《干部档案进出一览簿》，做好日常档案分类统计工作。
八、干部人事档案计算机管理制度
（一）干部人事档案管理单位要配备专用的计算机，使用干部人事档案管理信息系统软件。
（二）计算机应设置用户密码，除档案管理人员外，其他人严禁使用。
（三）建立干部人事档案信息数据库，干部人事档案目录、卡片和职务变动等基础工作实现计算机管理。
（四）干部人事档案管理信息系统信息采集，应以干部人事档案为依据，档案信息数据完整、真实、准确。坚持每日备份数据，做到数据库的维护工作及时。
（五）市、区委组织部实现干部人事档案信息磁盘与档案一同转递。
（六）建立以预防为主的病毒检查制度。凡外来的存贮介质在上机使用前必须先进行病毒测试。
（七）利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析，为领导提供信息和决策依据。
（八）干部人事档案管理人员要努力学习和掌握计算机基本知识，熟练操作计算机。
干部人事档案管理人员职责
一、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。
二、热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好干部人事档案（下称档案）。
三、钻研业务知识，熟悉收集、鉴别档案材料及归档整理的有关规定。积极主动做好档案材料的收集、鉴别、整理工作，及时做好各类台帐登记工作。
四、坚持原则，严格执行档案管理工作的有关规章制度，认真办理档案的查（借）阅和转递手续，积极为干部人事工作服务。
五、严格遵守《干部档案工作条例》，保护档案的安全，不得泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。
六、调查研究档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好档案的业务建设和业务指导。
七、工作调动时，必须做好档案和业务文件等的交接工作。
